برای ثبت وضعیت خانهٔ اجاره‌ای، از هر فضا یک نمای کلی بگیرید و هر ایراد را با شرح دقیق، شناسهٔ ثابت و عکس نزدیک به همان فضا وصل کنید. عدد کنتور، وسایل و تعداد کلیدها را جدا ثبت کنید. این روش، یادداشت منظمِ مشاهده‌هاست؛ دربارهٔ اعتبار حقوقی صورت‌جلسه، مسئول پرداخت خسارت یا استرداد ودیعه نتیجه نمی‌دهد.
یک مسیر ثابت در خانه انتخاب کنید
بازدید پراکنده باعث می‌شود بعضی بخش‌ها چند بار و بعضی اصلاً دیده نشوند. مسیر پیشنهادی را از ورودی شروع کنید و سپس پذیرایی، اتاق‌ها، آشپزخانه، سرویس‌ها و فضاهای جانبی را به‌ترتیب طی کنید. برای هر فضا نامی ثابت بنویسید؛ مثلاً «اتاق رو به حیاط» روشن‌تر از «اتاق دوم» است، اگر معلوم نیست شماره‌گذاری از کدام سمت آغاز شده است.
برای دیوار و کف، در و پنجره، قفل و دستگیره، وسایل ثابت و تمیزی ظاهری یادداشت جدا داشته باشید. سه عبارت را با هم اشتباه نکنید: «مشاهده شد»، «آزمایش شد» و «بررسی نشد». روشن‌نشدن یک وسیله با نداشتن فرصت آزمودن آن یکسان نیست. بدون مشاهدهٔ کافی، واژهٔ کلی «سالم» را به همهٔ اجزا تعمیم ندهید.
عکس کلی را به عکس نزدیک وصل کنید
عکس نزدیک از یک ترک، بدون معلوم‌بودن محل، برای مرور بعدی مبهم است. ابتدا نمایی بگیرید که محل در اتاق مشخص شود؛ بعد نمای نزدیک را ثبت کنید و برای هر دو یک شناسهٔ مشترک بگذارید. پیشنهاد عملی این نوشته، افزودن عبارت «نمای کلی» و «نمای نزدیک» به نام فایل است. تاریخ و شرح محل را نیز در فهرست عکس‌ها بنویسید.
راهنمای رسمی ثبت وضعیت ملک از Consumer Affairs Victoria، در بخش «Condition reports at the start of the agreement»، گرفتن عکس و تاریخ‌گذاری و برچسب‌زدن آن را توصیه می‌کند. استفادهٔ این نوشته از آن منبع فقط دربارهٔ روش توصیف و ثبت تصویر است؛ مقررات اجارهٔ ویکتوریا را به اجارهٔ ایران تعمیم نمی‌دهد.
عکس اصلی را نگه دارید و اگر برای توضیح روی تصویر علامت می‌گذارید، نسخهٔ مشخصِ علامت‌گذاری‌شده بسازید. نور یا زاویه‌ای انتخاب نکنید که ایراد را پنهان یا بزرگ‌نمایی کند. مدارک، چهره‌ها و اطلاعات شخصیِ نامرتبط را وارد تصویر ارسالی نکنید. عکسِ فضای خانه را با عکس جزئیات زندگی اشخاص یکی نگیرید.
کنتور را با شناسه‌اش ثبت کنید
عدد تنها کافی نیست: ممکن است در یک راهرو چند کنتور کنار هم باشند. نوع کنتور، شناسه یا شمارهٔ قابل مشاهده، محل نصب، عدد نمایشگر و تاریخ و ساعت ثبت را کنار هم بنویسید. یک عکس کلی برای تشخیص محل و یک عکس خوانا از نمایشگر و شناسه کمک می‌کند بعداً بدانید عدد مربوط به کدام دستگاه بوده است.
اگر نمایشگر چند صفحه یا چند نرخ دارد، عنوان و عدد هر صفحهٔ دیده‌شده را جدا ثبت کنید؛ از یک عدد نامعلوم، مبلغ قبض نسازید. اگر کنتور مشترک است یا تعلق آن به واحد روشن نیست، همین ابهام را بنویسید. این یادداشت روش تقسیم مصرف یا بدهی را تعیین نمی‌کند.
برای ثبت عدد، قاب، پلمب یا تأسیسات را باز نکنید و سیم و لوله را دست‌کاری نکنید. اگر شناسه یا نمایشگر از محل امن خوانده نمی‌شود، وضعیت را «خوانده نشد» ثبت کنید تا از مسیر فنی مناسب بررسی شود.
وسایل و کلیدها را قابل شمارش کنید
عبارت «وسایل کامل بود» مشخص نمی‌کند چه چیزی تحویل شده است. نام وسیله، محل، مدل یا مشخصهٔ قابل مشاهده و لوازم همراه آن را بنویسید. وضعیت ظاهری را از کارکرد جدا کنید؛ برای نمونه «بدنه دیده شد؛ روشن‌شدن بررسی نشد» با «در زمان بازدید روشن شد» دو مشاهدهٔ متفاوت‌اند. برای آزمودن وسیله‌ای که روش ایمن استفاده‌اش را نمی‌دانید، از فرد آگاه کمک بخواهید.
برای کلیدها و ریموت‌ها، تعداد و کاربرد را مشخص کنید: کلید درِ واحد، درِ ورودی، انباری یا ریموت پارکینگ. اگر کاربرد یک کلید معلوم نیست، آن را به‌زور در قفل امتحان نکنید؛ به‌عنوان مورد نامشخص بنویسید. از تصویر واضح دندانه‌های کلید یا اطلاعات دسترسی، نسخهٔ عمومی منتشر نکنید.
نمونهٔ فرضی یک ثبت روشن
این نمونه ساخته‌شده است و گزارش ملک واقعی یا فرم حقوقی تأییدشده نیست:
- شناسهٔ مورد: «آشپزخانه ـ ۰۳»؛ زمان مشاهده: ۲۲ آبان ۱۴۰۵، ساعت ۱۰:۱۵.
- محل: داخل کابینت زیر سینک، گوشهٔ سمت راستِ کف.
- مشاهده: لکهٔ تیره روی سطح دیده می‌شود؛ علت و مدت ایجاد آن مشخص نیست.
- عکس‌ها: «آشپزخانه ـ ۰۳ ـ نمای کلی» و «آشپزخانه ـ ۰۳ ـ نمای نزدیک».
- بررسی‌نشده: پشت کابینت و زیر کف‌پوش بازدید نشده است.
- توضیح جداگانه: فرد حاضر می‌گوید لکه قدیمی است؛ این گفته با مشاهدهٔ مستقیمِ زمان ایجاد لکه برابر نیست.
تفاوت اصلی با عبارت «کابینت خراب است» همین جداسازی محل، آنچه دیده شده، گفتهٔ اشخاص و اطلاعات نامعلوم است. علت فنی را از ظاهر حدس نزنید و برآورد تعمیر را به‌جای شرح مشاهده ننویسید.
پروندهٔ مشاهده را برای مقایسه آماده نگه دارید
فهرست عکس‌ها، یادداشت وسایل و ثبت کنتورها را با تاریخ بازدید در یک پوشه جمع کنید. اگر نسخه‌ای برای طرف دیگر می‌فرستید، مشخص کنید مربوط به کدام بازدید است و کدام موارد هنوز نامعلوم‌اند. نسخهٔ تازه را روی فایل قبلی ذخیره نکنید؛ تفاوت بازدیدها باید قابل تشخیص بماند.
وقتی دربارهٔ یک مورد اختلاف نظر هست، هر توضیح را با انتساب روشن بنویسید و آن را به‌عنوان توافق همه معرفی نکنید. برای تنظیم متن دارای اثر حقوقی یا بررسی اختلاف ودیعه و خسارت، از فهرست وکلا و انتخاب شهر فرد مرتبط را پیدا کنید. راهنمای مدارک مشاورهٔ ملکی نیز برای آماده‌کردن قرارداد و مکاتبات مکمل این یادداشت است.
منبع روش ثبت عکس در ۲۲ آبان ۱۴۰۵ خوانده شده است. الگوی نام‌گذاری، مسیر بازدید و مثال بالا پیشنهادهای عملی همین تحریریه‌اند و به‌عنوان فرم رسمی یا تأیید تخصصی ارائه نمی‌شوند.