برای بررسی اولیهٔ موضوع چک یا سفته، تصویر خود برگه را همراه با داستان دریافت یا تحویل آن آماده کنید: برگه در ارتباط با کدام معامله یا همکاری بوده، چه کسانی درگیرند، چه پرداخت‌هایی انجام شده و اکنون دربارهٔ چه چیزی اختلاف دارید؟ مرتب‌کردن این اطلاعات کمک می‌کند پرسش شما فقط به مبلغ نوشته‌شده روی یک برگه محدود نماند.
این راهنما دربارهٔ گردآوری اطلاعات موجود است. مسیر مطالبه یا دفاع، مهلت‌ها، اعتبار نوشته‌ها و اثر هر اقدام باید برای همان وضعیت بررسی شود. چک و سفته را نیز از نظر آثار و روش پیگیری، یکسان فرض نکنید.
۱. برای هر برگه یک شناسهٔ داخلی بسازید
اگر چند برگه دارید، در یادداشت و نام فایل‌ها به آن‌ها شمارهٔ داخلی بدهید؛ مثلاً «برگهٔ الف» و «برگهٔ ب». این عنوان فقط برای نظم پوشه است و نباید روی اصل برگه نوشته شود. در کنار هر عنوان، نوع برگه، مبلغ و واحد پول، تاریخ‌های درج‌شده و نام مدارک مرتبط را ثبت کنید.
تصویر خوانای رو و پشت نسخه‌ای را که در اختیار دارید، جدا نگه دارید. اگر بخشی دیده نمی‌شود، برگه نزد فرد دیگری است یا فقط عکس ناقصی دارید، همان محدودیت را بنویسید. تاریخ و مبلغ نامعلوم را از روی حدس تکمیل نکنید.
اگر شمارهٔ درج‌شده روی برگه را برای شناسایی در یادداشت می‌آورید، آن را دقیق و بدون تغییر قالب یا افزودن جداکننده بنویسید. اطلاعات شناسایی و تصویر کامل را در بخش عمومی سایت یا نظر کاربران منتشر نکنید.
۲. ارتباط برگه با توافق اصلی را توضیح دهید
نام قرارداد، معامله یا همکاری مرتبط را کنار هر برگه بنویسید. اگر دربارهٔ علت تحویل توافق مکتوبی دارید، نسخهٔ کامل آن را کنار تصویر برگه قرار دهید. اگر توضیح شما مبتنی بر گفت‌وگو یا برداشت شخصی است، این تفاوت را روشن بنویسید.
برای نمونه، شرح اولیه می‌تواند این باشد: «این برگه هم‌زمان با شروع همکاری تحویل شد؛ نسخه‌ای از قرارداد و چند پیام دربارهٔ آن دارم و می‌خواهم بدانم چه بخش‌هایی باید بررسی شود.» این شکل بیان، پرسش را روشن می‌کند و به‌تنهایی دربارهٔ ماهیت یا اثر برگه نتیجه نمی‌گیرد.
اگر طرف‌های قرارداد با اشخاص نام‌برده روی برگه یکسان نیستند، این موضوع را به‌عنوان پرسش مشخص کنید. مدارک مربوط به تغییر توافق یا جایگزینی برگه را نیز، اگر در اختیار دارید، جدا فهرست کنید.
۳. ترتیب تحویل و جابه‌جایی را در یک خط زمانی بیاورید
از نخستین رویدادی که دربارهٔ آن اطلاع دارید شروع کنید: دریافت، تحویل، درخواست بازگرداندن، تعویض یا مکاتبهٔ مرتبط. برای هر مورد، تاریخ، شخص مرتبط، شرح کوتاه و نام فایل پشتیبان را بنویسید. رویدادی را که خودتان دیده‌اید از چیزی که دیگران گفته‌اند جدا کنید.
- اگر رسید تحویل یا دریافت دارید، آن را به همان رویداد متصل کنید.
- اگر برگه‌ای تعویض شده، مشخص کنید دربارهٔ هر نسخه چه اطلاعاتی دارید.
- اگر تاریخ را دقیق نمی‌دانید، آن را تقریبی معرفی کنید.
- اگر دربارهٔ محل فعلی اصل برگه مطمئن نیستید، عبارت «نامعلوم» را درج کنید.
از این یادداشت برای توضیح توالی اتفاق‌ها استفاده کنید؛ دربارهٔ اثر حقوقی هر جابه‌جایی یا نوشتهٔ پشت برگه، از وکیل بررسی اختصاصی بخواهید.
۴. پرداخت‌ها را به برگه و توافق مربوط وصل کنید
پرداخت‌های مرتبط را جدا فهرست کنید و کنار هرکدام بنویسید به کدام برگه یا توافق مربوط می‌دانید. تاریخ، مبلغ، ریال یا تومان بودن آن و نام رسید موجود را ثبت کنید. اگر ارتباط پرداخت با موضوع محل اختلاف است، این ابهام را پنهان نکنید.
به‌جای اعلام یک ماندهٔ قطعی، عددهای اولیه و روش جمع‌بندی خود را به وکیل نشان دهید. ممکن است برای بررسی، اطلاعات بیشتری دربارهٔ علت پرداخت، دریافت‌کننده یا ارتباط آن با قرارداد لازم باشد. مبلغ روی برگه، مبلغ پرداخت‌شده و مبلغ مورد ادعای هر طرف را با عنوان‌های جدا بنویسید.
اگر فقط تصویر یک تراکنش را دارید، اطلاعاتی را که در آن وجود ندارد قطعی فرض نکنید. توضیح خود را در یادداشت جدا بیاورید و نسخهٔ اصلی فایل را نگه دارید.
۵. سوابق بانکی، مکاتبه‌ها و پروندهٔ موجود را کنار هم بگذارید
اگر رسید، پاسخ بانک، مدرک اقدام قبلی، ابلاغ یا رأی مرتبط در اختیار دارید، آن را در پوشه‌ای مشخص قرار دهید. عنوان و تاریخ درج‌شده روی همان مدرک را در فهرست بنویسید؛ عنوانی را که مطمئن نیستید از روی نام فایل برای آن نسازید.
پیام‌ها را با زمینهٔ مرتبط گفت‌وگو و ترتیب تاریخ نگه دارید. اگر پیشنهاد پرداخت، تعویض یا توافق تازه‌ای دریافت کرده‌اید، نسخهٔ کامل آن را برای بررسی معرفی کنید. ثبت این پیشنهاد در پوشه به‌معنای توصیه به پذیرش یا رد آن نیست.
وجود هر ابلاغ یا مدرک زمان‌دار را در شروع هماهنگی جلسه بگویید. این مقاله برای محاسبهٔ مهلت یا انتخاب نوع اقدام نوشته نشده است؛ کامل‌کردن پوشه را جای بررسی به‌موقع آن مدرک نگذارید.
۶. پرسش‌های جلسه را به ابهام‌های واقعی وصل کنید
به‌جای درخواست یک پاسخ کلی برای همهٔ چک‌ها و سفته‌ها، پرسش خود را به مدارک و رویدادهای مشخص وصل کنید. سؤال‌های زیر برای شروع گفت‌وگو مفیدند:
- برای بررسی این برگه، کدام بخش از قرارداد یا سابقهٔ تحویل لازم است؟
- در شرح من چه ابهام یا اطلاعات متناقضی وجود دارد؟
- برای فهمیدن ارتباط پرداخت‌ها با برگه، چه مدرکی کم است؟
- دربارهٔ پیشنهاد جدید طرف مقابل، کدام قسمت‌ها باید بررسی شود؟
- اگر اصل مدرک برای بررسی لازم است، تحویل و دریافت رسید چگونه انجام می‌شود؟
برای انتخاب فرد مرتبط، از فهرست وکلای شهرها حوزهٔ مناسب را ببینید و پیش از رزرو، موضوع دقیق را توضیح دهید. برای نمونه، وکلای تجاری تهران در صفحهٔ این حوزه معرفی شده‌اند. دربارهٔ هزینه و محدودهٔ بررسی نیز چک‌لیست پیش از قرارداد با وکیل را بخوانید.
پرسش‌های متداول دربارهٔ آماده‌سازی سوابق چک و سفته
اگر فقط عکس برگه را دارم چه چیزی بفرستم؟
در تماس اولیه بگویید اصل برگه نزد شما نیست و عکس چه بخش‌هایی را نشان می‌دهد. مدارک مرتبط موجود را فهرست کنید و بپرسید برای ارزیابی اولیه چه فایل‌هایی لازم است. عکس ناقص را تصویر کامل معرفی نکنید.
اگر چند برگه مربوط به یک قرارداد باشد چطور مرتب کنم؟
برای هر برگه عنوان داخلی جدا تعیین کنید و در یادداشت قرارداد، ارتباط آن‌ها را توضیح دهید. تعویض، پرداخت یا استرداد مورد ادعا را نیز با تاریخ و مدرک موجود جدا ثبت کنید.
آیا می‌توانم متن یا تصویر برگه را برای مرتب‌کردن اصلاح کنم؟
توضیح‌ها و شماره‌گذاری را در یادداشت و نام فایل‌ها انجام دهید. نسخهٔ موجود مدارک را حفظ کنید و دربارهٔ شیوهٔ تهیه یا ارائهٔ نسخهٔ مناسب از وکیل سؤال کنید.