در شیفت شب، فقط نوشتن «۲۲:۳۰ تا ۰۶:۱۵» کافی نیست؛ تاریخ هر دو زمان را هم ثبت کنید. ابتدا مدت بین شروع و پایان را به دست آورید، سپس وقفه‌ها را در بخش جدا نشان دهید. محاسبهٔ این نوشته، فاصلهٔ زمانیِ ثبت‌هاست؛ اینکه چه مدتی برای دستمزد، اضافه‌کاری یا فوق‌العاده محاسبه شود، از این تفریقِ ساده تعیین نمی‌شود.
هر ثبت باید تاریخ، ساعت و منبع داشته باشد
برای هر شیفت، تاریخ و ساعت شروع، تاریخ و ساعت پایان و منبع ثبت را بنویسید؛ مثلاً دستگاه حضور، یادداشت همان روز یا گزارش اصلاح‌شده. اگر یکی از زمان‌ها ثبت نشده است، از روی ساعت شیفتِ معمول، آن را قطعی نسازید. مقدار ناقص را مشخص کنید تا بعداً بتوانید منشأ عدد را توضیح دهید.
ثبت پایان در روز بعد، باید صریح باشد. نتیجهٔ منفی را هم با اضافه‌کردن خودکارِ یک روز «درست» نکنید؛ ممکن است تاریخ اشتباه باشد یا یک ثبت جا افتاده باشد. اگر ثبت‌ها با منطقه‌های زمانی متفاوت نگه‌داری شده‌اند، آن را نیز روشن کنید و قبل از تفریق به یک مبنا برگردانید.
در راهنمای رسمی مایکروسافت برای اختلاف تاریخ و زمان، بخش «Calculate elapsed time between two dates and times»، واردکردن تاریخ و ساعت کامل برای ابتدا و انتها و تفریق آن‌ها توضیح داده شده است. نمایش ظاهریِ یک ساعت، جای دادهٔ درستِ تاریخ و ساعت را نمی‌گیرد.
یک شیفت فرضی را به دقیقه بشکنید
فرض کنید شروع، ساعت ۲۲:۳۰ در ۲۴ آبان و پایان، ساعت ۰۶:۱۵ در ۲۵ آبان ۱۴۰۵ است. از شروع تا نیمه‌شب، یک ساعت و ۳۰ دقیقه و از نیمه‌شب تا پایان، شش ساعت و ۱۵ دقیقه فاصله داریم. پس کل بازه هفت ساعت و ۴۵ دقیقه، برابر با ۴۶۵ دقیقه است. این اعداد نمونه‌اند و گزارش حضور شخص واقعی نیستند.
حالا دو وقفهٔ ثبت‌شده در نظر بگیرید: از ۰۲:۰۰ تا ۰۲:۳۰ و از ۰۵:۰۰ تا ۰۵:۱۵ در ۲۵ آبان. مجموع آن‌ها ۴۵ دقیقه است. اگر برای گزارش شخصی، این وقفه‌ها را از کل بازه جدا کنیم، ۴۲۰ دقیقه یا هفت ساعت باقی می‌ماند. در خروجی هر سه عدد را نگه دارید: کل بازه ۴۶۵، وقفه ۴۵ و مدت پس از کسر وقفه ۴۲۰ دقیقه. این نام‌گذاری، قاعدهٔ پرداختِ زمان وقفه نیست.
وقفهٔ هم‌پوشان را دو بار کم نکنید
در مثالی جدا، فرض کنید دو بازهٔ ۰۲:۰۰ تا ۰۲:۳۰ و ۰۲:۲۰ تا ۰۲:۴۰ برای وقفه‌ها ثبت شده‌اند. اول روشن کنید هر دو بازه واقعاً رخ داده‌اند یا دومی اصلاحِ ثبت اول است. اگر هر دو بازه تأیید شده‌اند، قسمت مشترک را دو بار حساب نکنید: پوشش پیوسته از ۰۲:۰۰ تا ۰۲:۴۰، چهل دقیقه است، نه پنجاه دقیقه. اما اگر ثبت دوم جایگزینِ اصلاح‌شدهٔ اول است، فقط بازهٔ صحیح را در جمع بیاورید و سابقه و علت اصلاح را جدا نگه دارید؛ دو نسخهٔ یک ثبت را با هم جمع یا ادغام نکنید.
وقفه‌ای که بیرون از بازهٔ شروع و پایان ثبت شده را بدون بررسی از شیفت کم نکنید. تاریخ وقفهٔ بعد از نیمه‌شب هم باید متعلق به همان روز واقعی باشد. ثبت وقفه فقط با عبارت «نیم ساعت»، بدون زمان یا منبع، امکان تطبیق را کمتر می‌کند.
ساعت‌ودقیقه را با ساعت اعشاری یکی نگیرید
هفت ساعت و ۳۰ دقیقه، در نمایش ساعت‌ودقیقه «۷:۳۰» است؛ در ساعت اعشاری، ۷٫۵ ساعت می‌شود، چون ۳۰ دقیقه نصفِ ۶۰ دقیقه است. عدد ۷٫۳۰ ساعت اعشاری، هفت ساعت و ۱۸ دقیقه است. برای گزارش، روشن کنید عدد از کدام نوع است؛ جداکنندهٔ اعشار را جای دونقطهٔ ساعت نگذارید.
راهنمای رسمی اختلاف دو زمان در Excel، نمایش ساعت‌ودقیقه و تبدیل فاصله به یک واحد، مانند دقیقه، را جدا توضیح می‌دهد. برای کنترل دستی می‌توانید همهٔ بازه‌ها را به دقیقه تبدیل و در پایان نتیجه را دوباره به ساعت‌ودقیقه برگردانید.
اگر چند شیفت یا مدتی بیش از ۲۴ ساعت را در Excel جمع می‌کنید، قالب نمایش هم اهمیت دارد. در راهنمای اختلاف تاریخ و زمان، قالب [h]:mm برای نمایش مدتِ تجمعی معرفی شده است. نتیجه را از روی بخش ساعتِ یک ساعتِ روزانه به‌تنهایی نخوانید؛ ممکن است جمع کاملِ مدت را نشان ندهد.
گزارش نهایی را قابل تطبیق نگه دارید
در پایان، ردیف ناقص، اصلاح تاریخ، وقفهٔ هم‌پوشان و اختلاف با منبع حضور را جدا علامت بزنید. برای اصلاح یک عدد، ثبت قبلی را بی‌ردپا پاک نکنید. اگر لازم است ساعات با فیش مقایسه شوند، راهنمای تطبیق فیش حقوقی و واریزی بانک فقط بخش مبلغ و پرداخت را تکمیل می‌کند؛ جای محاسبهٔ مدت شیفت نیست.
برای بررسی حقوقی اختلاف کار و مزد می‌توانید از فهرست وکلا و انتخاب شهر فرد مرتبط را پیدا کنید و ثبت‌های کامل را برای گفت‌وگوی خصوصی آماده داشته باشید. منابع فنی در ۲۴ آبان ۱۴۰۵ خوانده شده‌اند. مثال‌ها و محاسبات این نوشته، تعیین ساعت کار قانونی یا مبلغ طلب نیستند و تأیید تخصصی حقوقی برای آن‌ها ادعا نمی‌شود.